Oleh: Winarto
Mail
merger adalah salah satu fitur pada Ms Word yang ditujukan untuk membuat
dokumen dengan jumlah yang banyak, dengan jenis isian data yang sama. Sperti
membuat dokumen sertifikat kompetensi, daftar nilai anak, daftar kelulusan
siswa, biodata karyawan dana in
sebagainya. Tujuan mail merger ini adalah agar pencetakan dokumen atau data
yang telah kita buat dapat berjalan secara efektif dan efisien
untuk
membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber
data.
Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang
nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access,
dll.
Pada
bagian ini, kita akan belajar membuat mail merger dengan sumber data Ms Excel.
Bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan?
Langkah-langkah
membuat mail merge dengan data dari Excel Untuk
mempermudah pemahaman bagaimana membuat mail merger, pada kesempatan ini kita
akan mencoba memanfaatkan mail merge
untuk pembuatan biodata.
Step
1: Buat file sumber datanya (source data)
Buatlah
data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Dalam kesempatan kali ini sumber data yang kita buat dalam bentuk format EXCEL. Kemudian simpan file
tersebut dengan nama sumber
data pada folder yang telah kita buat.
Berikut ini tampilannya
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput dari DATA excel yang telah kita buat sebelumnya. Pada kesempatan kali ini kita akan membuat "BIO DATA KARYAWAN"sebagai latihan untuk praktik Berikut tampilannya:
Bagaimana caranya? Buka naskah utamanya (dalam bentuk Ms word). Perhatikan menu utama dan pilih “Mailing”, kemudian pilih “Start Mail Merger, seperti tampilan gambar berikut ini!
Selanjutnya pilih “Step by Step Merger” seperti tampak pada gambar berikut ini
Perhatikan pada area kerja sebelah kanan, dan tinggal tekan next sampai muncul untuk memilih data sumber seperti berikut ini:
Selanjutnya pilih data sumber (Data dlm bentuk Ms Excel) dimana data tersebut kita simpan. Dan klik OK. Seperti tampilan berikut ini.
Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
- Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
- Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar